O que é o recurso de Mala Direta (Mail Merge) do Word?

A mala direta (Mail Merge) é um processo para criar cartas personalizadas, envelopes pré-endereçados ou etiquetas de endereçamento, para correspondências em massa de uma carta ou formulário. Este tipo de recurso geralmente é empregado em um processador de textos (tipo o Microsoft Word) e contém textos fixos (que é o mesmo em cada documento de saída) e variáveis (que funcionam como espaços reservados, que são substituídos pelo texto da fonte de dados). Esta funcionalidade é bem antiga e foi implementada nos primeiros processadores de texto, por volta de 1980. O WordStar foi (talvez) o primeiro a proporcionar isso através de um programa auxiliar chamado MailMerge. O WordPerfect também ofereceu esta funcionalidade para sistemas CP/M e MS-DOS. Por último veio a Microsoft, adicionando a mala direta no MS Word.

Geralmente, os dados utilizados para preencher as malas diretas estão em uma planilha, um arquivo texto ou um banco de dados e deve conter uma coluna para cada variável ou o campo no modelo. Quando o processo de mala direta é executado, o sistema de processamento de texto (Word) cria um documento de saída para cada linha no banco de dados, usando o texto fixo, exatamente como aparece.

O processo de mala direta geralmente envolve as seguintes etapas:

  1. Criação do documento no Word com o modelo;
  2. Criação da fonte de dados;
  3. Ligação dos campos do modelo com a base de dados;
  4. Realização do Merge com o modelo principal;

Um uso comum é para criar cartas “personalizadas”, onde um modelo é criado, com um campo para “Nome”, por exemplo. A carta modelo diz “Querido < Nome >”, e quando executado, a mala direta cria uma carta para cada registro no banco de dados, assim parece que ela é mais pessoal. Ele também pode ser usado para criar etiquetas de endereço de um banco de dados de relacionamento com o cliente (CRM) ou para enviar e-mails em massa com informações para o leitor.

Nos próximos 6 posts, vou enviar Tutoriais ensinando desde o básico até utilizações avançadas desta funcionalidade.

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Breno RdV
Ex-Psicólogo, com quase uma década de experiência em Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, atual desenvolvedor e Analista de Sistemas, trabalhando com PowerBuilder, C#, PowerShell e expandindo horizontes para Python, Xamarin, PHP, Angular e (por que não?) Unity.

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