Você já se encontrou, por alguma razão, enrolando para fazer alguma tarefa importante? Se a resposta foi sim, pode relaxar, você não está sozinho. Bom, talvez relaxar não seja a melhor opção. O fato é que todo mundo procrastina, uns mais que os outros, mas todos procrastinamos e isso é normal, o problema é que algumas pessoas são afetadas de forma mais crônica pela procrastinação e isso prejudica seu desempenho e, por consequência, sua carreira.
A chave para controlar este hábito de auto sabotagem é reconhecer que o problema existe, entender a razão pela qual procrastinamos e tomar atitudes para evitar que este comportamento chegue a nos prejudicar.
Mas então, o que é Procrastinação?
Procrastinação é, basicamente, enrolação (só que sem o lado pejorativo). Quando você procrastina, você deixa de lado atividades importantes que requerem sua atenção imediata.
Geralmente estas atividades são deixadas de lado em prol de algo que você considere mais interessante ou que você se sinta mais confortável executando.
Agora para a solução: Como superar a procrastinação?
Passo 1: Reconheça se você está procrastinando.
Utilize os parâmetros abaixo para tentar descobrir padrões de comportamentos típicos de alguém que procrastina:
- Constantemente com a agenda do dia cheia de tarefas pouco ou nada importantes ou prioritárias.
- Costuma a ler o mesmo e-mail várias vezes antes de começar a atuar nele ou mesmo planejar o que fazer com as informações dele.
- Sentar-se para fazer uma tarefa prioritária e quase que imediatamente levantar para pegar um cafezinho, fumar um cigarro, fazer um lanche rápido, etc.
- Abandonar uma tarefa em sua lista por vários dias, mesmo sabendo que é importante.
- Ter o hábito de aceitar tarefas de baixa prioridade que os outros pedem para você fazer, comprometendo seu tempo e impedindo que você execute as tarefas que já estavam sob a sua responsabilidade.
- Esperando por inspiração ou pelo momento certo para começar as tarefas importantes que estão sob a sua responsabilidade.
Sempre bom lembrar que cancelar ou reagendar atividades que não são importantes não é, necessariamente, procrastinação. Pode ser apenas bom senso de priorização.
Passo 2: Descubra a causa da sua Procrastinação
A razão pela qual você procrastina se apoia em dois pilares: Você e a Tarefa. Por isso é importante entender em qual dos dois pilares está dando mais suporte para a procrastinação, desta forma é possível definir a melhor estratégia para acabar com este habito.
Uma das razoes pelas quais as pessoas costumam a procrastinar são aspectos desagradáveis intrínsecos de algumas tarefas. Acredito que a maioria esmagadora dos empregos do mundo possuem tarefas com alguns aspectos desagradáveis ou mesmo chatos. Via de regra, o melhor jeito de tratar estas tarefas é conclui-las o quanto antes para que você possa focar em tarefas mais agradáveis.
Outra razão que leva a procrastinação é a desorganização. Pessoas mais organizadas conseguem evitar a procrastinação por possuírem listas priorizadas de atividades e agendas bem definidas. Desta forma, está sempre claro o quão importante é cada tarefa, quando elas devem ser entregues e o que deve ser feito na sequência. Geralmente elas também conseguem medir o tamanho desta tarefa e com isso, conseguem otimizar suas horas de trabalho.
Todavia, mesmo se você for uma pessoa organizada, você pode se sentir sobrecarregado com uma determinada tarefa. Esta sensação pode vir de uma certa falta de segurança nas próprias habilidades, então uma das saídas é buscar conforto realizando tarefas nas quais você já possui mais segurança/habilidade. Infelizmente, tarefas realmente importantes não costumam a se “dissolver”, cedo ou tarde você precisará concluí-las.
Existe também o medo, tanto do sucesso quanto do fracasso. Por exemplo, você pode acreditar que se fizer determinada tarefa, este sucesso irá fazer com que você seja afogado em toneladas de tarefas similares ou que você passe a receber outras tarefas das quais não possui tanta segurança para executa-las.
Talvez seja uma surpresa para você, mas os perfeccionistas são, em grande parte, procrastinadores. Muitos deles, ao perceber que não possuem as habilidades necessárias para realizar uma tarefa com perfeição acabam deixando-a de lado ou postergando até que já estejam seguros com suas habilidades.
Por último, mas não menos importante, existe outra grande razão para a procrastinação: baixa capacidade de priorização. Obviamente, esta não é uma característica necessariamente sua. Se você receber uma lista com atividades priorizadas de forma errônea, isso irá prejudicar sua capacidade de tomada de decisão e consequentemente, prejudicará a entrega final. Esta última razão não caracteriza a procrastinação em seu sentido literal, mas está tão relacionada que vale a pena ser mencionada.
Passo 3: Adotar estratégias anti-procrastinação.
A procrastinação é um habito e como tal, é uma postura que adotamos de forma “automática” e inconsciente. Assim como outros hábitos, não existe uma forma de simplesmente cortar o mal pela raiz. Você só será “curado” da procrastinação quando conseguir (de forma efetiva) evitar este comportamento.
Algumas das dicas que passarei irão funcionar bem para algumas pessoas e nem tão bem para outras, mas o importante é estar consciente que este problema existe e, se os sintomas persistirem, busque uma nova abordagem para acabar com este habito.
Em termos motivacionais, você pode:
- Criar recompensas para conclusão de tarefas. Por exemplo, se você concluir determinada tarefa, permita-se comer aquela sobremesa na hora do almoço ou coma aquela guloseima que você tanto gosta. Não precisa ser, necessariamente, uma recompensa gastronômica, mas certifique-se de que seja algo que irá te animar e te deixar um pouco mais feliz com a conclusão desta tarefa.
- Peça a algum colega de trabalho que cobre esta atividade de você. Esta abordagem pode não ser a mais agradável, mas a ideia é exatamente tirar você da zona de conforto gerada pela procrastinação. Apesar de parecer não ortodoxa, este tipo de estratégia é aplicado em grupos de autoajuda.
- Para contrabalancear os aspectos desagradáveis (ou mesmo chatos) de determinada atividade, procure criar uma lista com os aspectos desagradáveis de não se concluir a tarefa. Isso pode tirar o seu foco do aspecto negativo da execução da tarefa.
Focando em organização:
- Mantenha uma lista de tarefas bem localizada. Desta forma você não poderá esquecer de tarefas desagradáveis ou daquelas tarefas que geram o sentimento de sobrecarga (e, possivelmente, ansiedade).
- Utilize a Matriz de Urgência/Importância para priorizar suas atividades. Com esta definição, o seu “eu procrastinador” terá maior dificuldade para tentar te convencer que você pode deixar tarefas importantes para depois.
- Planeje bem seu dia e sua semana. Dependendo da empresa, inicialmente, esta é uma tarefa impossível, mas tenha em mente que você pode agendar tempos para imprevistos e organizar sua agenda de forma que as atividades realmente importantes e que já estavam agendadas sejam realizadas no devido tempo.
- Crie metas baseadas em horas do seu dia. Determine o tempo que cada tarefa demora e organize suas atividades de forma que você consiga conclui-las em um período pré-determinado de tempo. Este comportamento é especialmente útil na área motivacional, pois você terá vários “momentos de vitória” durante o dia.
- Foque em uma tarefa por vez. Apenas uma.
Se você estiver procrastinando por sentir que determinada tarefa irá gerar algum tipo de sobrecarga em você (ou mesmo a velha e conhecida ansiedade), é interessante atuar nesta atividade com um foco um pouco diferente. Veja algumas dicas:
- Quebre esta atividade em pequenas atividades (ou sub-atividades). O processo, de forma geral, passará a ser mais gerenciável e o plano de ação gerado a partir desta quebra diminuirá a sensação de sobrecarga e/ou ansiedade.
- Se mesmo com este plano de ação, você sentir que ainda não está no ponto ideal para começar a atividade, realize primeiro as sub-atividades que você tem mais segurança e esteja mais confortável.
Se você estiver procrastinando por achar a tarefa desagradável/chata, tente estas dicas:
- Por diversas razoes, geralmente superestimamos o quão desagradável é uma tarefa. Algo como um preconceito com determinadas tarefas. De uma chance para a tarefa, mesmo que você ache que ela é a coisa mais desagradável ou chata que tem para se fazer na empresa. As vezes ela não é tão ruim assim.
- Sempre que as razoes pelas quais você considera a tarefa desagradável começarem a aparecer em sua mente, foque nas (desagradáveis) consequências de não se concluir esta tarefa.
- Recompense-se por concluir a tarefa.
Para aumentar suas chances de conseguir se livrar da procrastinação, você deve ser bem sincero no momento de descobrir quais são as causas deste mau habito. Ele será o norte para tomada de decisões relacionadas a eliminação da procrastinação.
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