10 Erros frequentes no gerenciamento do tempo
Overview
Neste post, você encontrará uma abordagem divertida, porém séria, sobre um dos maiores desafios do cotidiano profissional: a gestão do tempo. Se você se sente constantemente sobrecarregado ou se acha que sempre está correndo contra o relógio, prepare-se para uma leitura esclarecedora. Vamos desmistificar os erros comuns que podem estar minando sua produtividade e oferecer soluções práticas para que você possa retomar o controle do seu dia. Esteja você lutando contra a procrastinação, a multitarefa ineficaz ou simplesmente buscando uma maneira de trabalhar de forma mais inteligente, este post é para você.
O quão bem você gerencia o seu tempo? Se você for como a maioria das pessoas, a resposta não será 100% positiva. Talvez você já tenha se sentido sobrecarregado no trabalho, sabe que tem mais tarefas do que tempo no dia, mas não consegue ver a luz no final do túnel (salvo por aquelas horas extras, finais de semana, feriados e aquele horário de meia noite as seis da manhã… já que você não está fazendo nada neste horário mesmo…).
Gerenciar o tempo não é uma tarefa excepcionalmente difícil, mas muitas das vezes não sabemos o que estamos fazendo de errado. No fim das contas, ter uma boa metodologia para controle e organização do nosso dia não é algo difícil, aumenta a produtividade, diminui a sensação de sobrecarga e, como se já não fosse o bastante, ajuda a reduzir o stress.
Seguem alguns exemplos dos erros mais frequentes.
Erro 1: Não seguir a lista de Tarefas (To-Do List).
Se você já se pegou com a sensação de estar esquecendo de fazer algo importante? Se for o caso, você provavelmente não usa uma lista de tarefas (ou se utiliza, não o faz de forma eficiente).
O segredo é priorizar as tarefas na sua lista. Algumas pessoas utilizam uma priorização baseada em letras (de A até F, sendo que as tarefas designadas com A são as mais importantes e as F não são tão importantes assim.) e outras pessoas utilizam números para fazer a priorização.
Você deve tomar cuidado quando for incluir tarefas de grandes projetos ou tarefas complexas em sua lista. Pode ser que elas sejam incluídas de forma muito macro e subjetiva. Por exemplo, você pode incluir a tarefa “Criar cronograma do Projeto X” ou “Criar estimativa de recursos necessários para tarefa Y”. A falta de especificidade pode gerar procrastinação em relação a tarefa e pode fazer com que detalhes importantes da tarefa passem desapercebidos.
O ideal é que você separe grandes tarefas em pequenas atividades, desta forma você não vai perder o foco e não vai deixar nenhum detalhe para trás.
Erro 2: Falta de metas pessoais
Você sabe onde quer estar daqui há seis meses? E daqui há um ano? Se você não sabe, está na hora de definir algumas metas.
Metas pessoais são essenciais no gerenciamento do tempo, pois elas serão um direcionador do seu trabalho e da forma com que você irá gerenciar suas tarefas.
Quando você sabe para onde quer ir, é possível gerenciar suas prioridades, tempo e recursos necessários para chegar lá. As metas também auxiliarão a perceber quais atividades são importantes e quais são apenas uma distração.
Erro 3: Falta de Priorização
Alguém te procura com uma situação de emergência (os famosos incêndios, as bombas, aquela hora em que o “gato subiu no telhado”, etc) e você precisa resolver esta situação pre-apocalíptica imediatamente, mas você está no meio de um brainstorm para achar a solução do problema de outro cliente. Você sabe que está quase conseguindo achar a solução para este cliente, mas tudo será perdido caso a linha de raciocínio que você está seja perdida.
Geralmente é difícil priorizar atividades, especialmente quando você está afogando em um mar de urgências, com centenas de e-mails denunciando situações críticas e, infelizmente, todas solicitação de “prioridade máxima”.
Uma das atitudes mais importantes neste caso é diferenciar o que é realmente urgente, o que é importante e o que pode ser reagendado. Logicamente, isso deve ser feito tomando como base o contexto da empresa, da área em que atuamos e do impacto de cada ação. A Matrix de Importância/Urgência é uma ferramenta útil neste caso (e falaremos mais dela em posts futuros).
Erro 4: Falha no gerenciamento das distrações
Sabia que nós podemos perder facilmente 2 horas de trabalho com distrações? Imagine quantas atividades poderiam ser concluídas neste período.
As distrações podem vir por email, serviços de mensagem (com Communicator, SMS e IMs em geral), Whatsapp, um colega de trabalho que está passando por uma crise, uma ligação de outro cliente, etc. Estas distrações acabam servindo como barreiras que o impede de concluir tarefas importantes e, muitas vezes, simples de serem concluídas, caso a distração não tenha ocorrido.
Se você quer gerenciar melhor suas distrações, é imprescindível que você aprenda a minimizar distrações, gerenciar interrupções e melhorar a sua concentração (falaremos mais sobre estes três tópicos em posts futuros). Algumas das ações que você pode tomar quando precisar de foco é desligar as ferramentas de chat, evitar ligações e informar as pessoas que elas estão interrompendo suas atividades com muita frequência e que isto está prejudicando suas atividades. (Lembre-se de fazer isso com cordialidade!).
Outra ação que costuma a ser bem eficaz na hora de gerenciar as distrações são praticas eficazes na hora de organizar e utilizar seu e-mail.
Erro 5: Procrastinação
Procrastinação ocorre quando você deixa de lado tarefas que deveria estar fazendo naquele momento. Quando você procrastina, acaba se sentindo culpado, não se sente bem por ainda não ter começado aquela tarefa e, eventualmente, acaba precisando correr para concluir tarefas que, a princípio, você tinha tempo suficiente.
Se a procrastinação for um problema, você pode, por exemplo, se comprometer a gastar 10 minutos em determinado projeto. Geralmente quem procrastina tem a sensação de que precisa começar e terminar a tarefa de uma vez e isso acaba causando uma sensação de sobrecarga muito grande. Ao invés disso, dedique porções do seu tempo a determinada tarefa e acompanhe seu progresso. Simples assim.
Outra forma de tentar vencer a procrastinação é gerar pequenos planos de ação, ou seja, quebrar tarefas complexas em pequenas tarefas e definir metas para realização destas tarefas. Desta forma, a sensação de sobrecarga acaba sumindo.
Erro 6: Assumir mais responsabilidades do que o necessário.
Você é o tipo de pessoa que tem problemas em dizer não para os outros? Se sim, provavelmente você é responsável por muitos projetos e possui muitas atividades para concluir.
Esta é uma situação que, com o tempo, acaba prejudicando a sua performance, sua moral na equipe e ao famoso stress. Outra consequência deste tipo de situação é que você pode se tornar um mini-gerente, ou seja, aquela pessoa que tenta controlar tudo ou que prefere fazer tudo sozinho, pois acredita que ninguém mais é capaz de realizar aquela atividade corretamente e no tempo necessário. (Este é um problema que não é exclusivo de funcionários em cargos de gestão).
Em ambos casos, se você acaba assumindo muito, não conseguirá utilizar seu tempo de forma efetiva e pode acaba pegando fama por entregar trabalhos “corridos” e com uma qualidade que deixa a desejar.
Para evitar estes problemas, uma das coisas que você precisa aprender é a dizer Sim para a pessoa e Não para a tarefa. Para fazer isso, quando for negar a solicitação de alguém, certifique-se de explicar a razão pela qual você não pode ajuda-la desta vez específica e pelas razões que você citou.
Ao entender as razões pelas quais você não pode ajuda-la nesta ocasião, a tendência é que ela entenda que você está ocupado e não que você simplesmente não consegue trabalhar bem em equipe. Lembre-se de fazer isso de forma cordial, atento ao tom de voz e a forma como você fala.
Erro 7: Vicio em adrenalina corporativa
Algumas pessoas conseguem a sua dose diária de adrenalina com uma espécie de overbooking de tarefas. Aqueles projetos e tarefas sempre entregues aos 45 minutos do segundo tempo, a lista infinita de e-mails não lidos na caixa de entrada, as pilhas de papel que estão gritando por atenção, as corridas para não chegar muito atrasado nas reuniões, a sensação de desespero quando está realizando alguma atividade e alguém te chama… Bem tenso, certo?
O problema é que esse “vicio em adrenalina corporativa” raramente implica em dizer que você está sendo eficiente. Utilize nossas dicas anteriores, organize melhor seu dia, verifique o que está ficando para amanhã, respire. Tente se organizar de forma mais eficiente antes que essa adrenalina vire uma grande bola de neve.
Erro 8: Multitarefa
Para tentar se livrar da sobrecarga de trabalho, Maria escreve um email enquanto fala ao telefone com um cliente. Todavia, apesar da crença de Maria de que ela está sendo mais eficiente, ela está, na verdade, gastando de 20% a 40% mais tempo do que se tivesse realizado uma tarefa de cada vez.
Outro reflexo da multitarefa é que ambos resultados serão ruins: os e-mails estarão com erros e o cliente estará frustrado pela falta de atenção durante a ligação.
Desta forma, deixe a multitarefa para os computadores. Eles são bons nisso (mas não abuse, mesmo um computador, quando sobrecarregado, para de funcionar). Trataremos dos Mitos da Multitarefa em posts futuros.
Erro 9: Trabalhar nonstop
É reconfortante pensar que podemos trabalhar por 8 a 10 horas seguidas, especialmente se estamos correndo contra o tempo. Só que, infelizmente, é impossível para qualquer ser humano manter o foco e produzir um trabalho de alta qualidade sem fazer uma pausa e relaxar um pouco.
Não dispense os intervalos como se fossem uma simples perda de tempo. Sim, pegar um lanche e comer enquanto trabalha também entra nessa categoria. Pare o trabalho e faça uma pausa, relaxe um pouco. Isso fará com que você “recarregue” um pouco e com que você consiga trabalhar de forma mais criativa e eficiente.
Se você perde os intervalos por estar muito concentrado, agende-os como se fossem uma tarefa, coloque um alarme no seu celular, marque um lembrete no Outlook (no Google Agenda, no Lotus ou na ferramenta que você utiliza). Saia para tomar um café, para esticar um pouco as pernas ou mesmo para ficar em sua mesa pensando sobre outros assuntos ou usando a internet para assuntos que não sejam de trabalho.
Tente tirar uns 5 minutos a cada 1 ou 2 horas. Outro ponto importante: lembre-se de se alimentar. Saco vazio não para em pé e ninguém consegue fazer um trabalho com eficiência e criatividade se estiver com fome.
Erro 10: Agendamento ineficiente de tarefas
Você é uma pessoa que está mais ativa pela manhã ou é só o Sol começar a se por que você se sente com mais energia? Qual o horário em que você recebe mais e-mails (urgentes) e mais ligações? Qual horário as pessoas mais te procuram?
Leve estes fatores em consideração na hora de agendar uma tarefa. Parece simplório, mas este planejamento será altamente impactante no resultado final do seu dia. Deixe tarefas mais operacionais como responder e-mails e entrar em contato com clientes para os horários em que você não está com tanta energia produtiva, pois estas são tarefas (geralmente) mais rápidas, simples e que não exigem tanta criatividade assim. Agende as tarefas que exigem mais criatividade para os horários em que você está com mais energia produtiva e que você é menos interrompido.
Logicamente, esta não é a solução definitiva para um agendamento eficiente de tarefas. Afinal, existem imprevistos, escopos são alterados e urgências aparecem durante o dia, mas esta regra pode servir como uma linha de base para um processo de agendamento mais eficaz.