[MailMerge] Tutorial 1:: Criando uma mala direta simples no Word

Bem-vindo ao mundo da personalização e da eficiência! Neste tutorial, mergulharemos na criação de uma Mala Direta utilizando o Word, começando pelo básico: enviar uma carta customizada para seu cliente. Vou te guiar, passo a passo, através do processo, desde a construção do documento base até a mágica final de enviar esse documento como um e-mail personalizado. Prepare-se para transformar sua comunicação com os clientes de maneira simples e impactante.

Neste primeiro tutorial da série, vou começar a demonstrar o funcionamento da Mala Direta do Word pelo exemplo mais simples possível: Uma carta para o cliente, com os dados dele.

Criando um documento modelo.

Primeiro, crie um arquivo do Word e insira uma carta para o seu cliente. Vou utilizar o exemplo abaixo, mas você pode criar seu próprio texto, desde que mencione os seguintes dados do cliente:

• Primeiro Nome;
• Ultimo Nome;
• Email

Texto:

<pre class="toolbar:2 lang:default highlight:0 decode:true">Olá <Primeiro_Nome_Cliente>,
Tudo bem?

Gostaria de confirmar seus dados de cadastro:
Primeiro nome: <Primeiro_Nome_Cliente>
Último nome: <Ultimo_nome_Cliente>
Email: <email_cliente>

Se for necessário alterar alguma coisa, favor seguir as instruções abaixo.
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Atenciosmente,
Bacon Co. Administração.

Até este ponto, o texto pode parecer confuso, mas ele ainda é apenas um texto fixo, com as definições das informações que vamos precisar em nossa fonte de dados: Primeiro nome, ultimo nome e email.

Se você quiser, pode utilizar recursos do Word para estilizar o documento e deixa-lo visivelmente mais agradável.

Agora siga o caminho:

1. Clique na aba Mailings
2. Clique em “Start Mail Merge”
3. Selecione (clique em) Letters

Criando a fonte de dados.

O próximo passo é criar a fonte de dados. Para isso, siga o caminho:

1. Clique na aba Mailings;
2. Clique em Select Recipients;
3. Escolha a opção (clique em) Type a New List…

Será aberta uma janela para você preencher a sua fonte de dados, conforme imagem abaixo:

Para este tutorial, vamos preencher apenas os campos Primeiro nome (First Name), Último Nome (Last Name) e Email (E-mail address. Em algumas versões do Word, esta é a última coluna disponível na janela).

Quando terminar de preencher um registro, clique no botão “New Entry” para adicionar outro. Assim que terminar de preencher, clique em OK e escolha um lugar para salvar esta lista.

Importante: Ela será sua fonte de dados. Cuidado para não perde-la.

Ligando os campos da fonte de dados com o documento modelo

Neste ponto, já temos um template (modelo) do documento que queremos utilizar e a fonte de dados. Hora de ligar uma informação na outra.

A primeira coisa que faremos é selecionar o texto <Primeiro_nome_cliente> que inserimos anteriormente. Eles estava lá apenas para “guardar lugar” para o que vamos fazer agora.

Agora clique em “Insert Merge Field” e selecione a opção First_Name (Primeiro nome), que foi um dos campos preenchidos na etapa anterior.

Seu texto deve ter sido alterado para ficar igual a imagem abaixo:

Repita os passos anteriores para os demais campos do texto.

Para lembrar:

1. Primeiro nome do cliente: First_Name
2. Último nome do cliente: Last_Name
3. Email: E-mail_Address

Quando terminar, seu texto deve estar parecido com este:

Antes de finalizarmos, vamos testar!

Para verificar se está funcionando, clique no botão Preview Results e veja como a carta fica com os dados da sua fonte. Utilize as setas (|<, <, >, >|) para navegar entre os registros.

Divirta-se um pouco com a sua nova criação. Altere o visual, inclua mais campos e mais registros até se certificar de que entendeu bem esta primeira parte.

Realizando o Merge da Mala Direta.

Para realizar o merge (processamento) de tudo que criamos até agora, você deve clicar no botão “Finish & Merge” e escolher a opção apropriada…

Na versão 2016 do Word, existem 3 opções disponíveis:

1. Edit Invididual Documents: Gera um novo documento com todas as cartas que serão impressas. Neste exemplo, será gerado um documento com uma carta para cada pessoa inserida no fonte de dados.
2. Print Documents: Mesma lógica da opção anterior, mas envia para impressora.
3. Send Email Messages: Mesma lógica das opções anteriores, mas aqui você enviará emails.

Independente da opção que você escolher, aparecerá uma janela com (pelo menos) as opções abaixo. Elas se referem a quais registros você quer processar:

1. All: Todos os registros da fonte de dados;
2. Current record: Apenas o registro que está sendo exibido na tela
3. From: X to Y: Do registro X até o registro Y. Estes valores são referentes a ordem em que foram inseridos na fonte de dados. (O primeiro registro é o número 1, o segundo é o número 2, etc…)

Se a opção escolhida for enviar por email (Send Email Messages), existem mais opções para serem informadas:

1. To (Para): Quem receberá a mensagem. Neste campo, deve-se informar onde está registrado o endereço de email, neste exemplo, o campo é o E-mail_Address
2. Subject line: Qual será o título dos emails enviados.
3. Mail format: Qual o formato da mensagem que será enviada.
   1. Attachments: Mensagem é enviada como um documento Word anexado ao email.
   2. Plain Text: Texto puro. O texto é enviado sem formatação e sem imagens;
   3. HTML: Mensagem formatada, inclui imagens, cores e estilos;

Quando a opção de enviar por email é solicitada, pode ser exibido um alerta, informando que um programa está tentando enviar emails em seu nome. Neste caso, é o que queremos, então você pode permitir. A janela de aviso se parecerá com esta:

Observação: Para utilizar o recurso de mala direta (Mail Merge) e enviar por email, é necessário ter o Outlook instalado e configurado em sua estação de trabalho.

No próximo tutorial, vou mostrar como utilizar uma planilha do Excel ou um arquivo texto do tipo CSV como fonte de dados.