O que é o recurso de Mala Direta (Mail Merge) do Word?

Dando um toque de nostalgia e sofisticação na arte de comunicar, hoje vamos desbravar o universo das malas diretas! Imagine poder dar um ‘alô’ personalizado para uma multidão, com a mesma facilidade de enviar um único e-mail? Pois é, a mala direta nos permite exatamente isso. Vamos juntos embarcar nesta viagem no tempo, aprendendo a dar aos nossos documentos um toque de exclusividade, seja para uma campanha de marketing impecável ou aquele convite especial. Fique conosco, pois nos próximos 6 posts, vamos de dicas básicas a macetes avançados para você dominar essa habilidade incrível!

A mala direta (Mail Merge) é um processo para criar cartas personalizadas, envelopes pré-endereçados ou etiquetas de endereçamento, para correspondências em massa de uma carta ou formulário. Este tipo de recurso geralmente é empregado em um processador de textos (tipo o Microsoft Word) e contém textos fixos (que é o mesmo em cada documento de saída) e variáveis (que funcionam como espaços reservados, que são substituídos pelo texto da fonte de dados). Esta funcionalidade é bem antiga e foi implementada nos primeiros processadores de texto, por volta de 1980. O WordStar foi (talvez) o primeiro a proporcionar isso através de um programa auxiliar chamado MailMerge. O WordPerfect também ofereceu esta funcionalidade para sistemas CP/M e MS-DOS. Por último veio a Microsoft, adicionando a mala direta no MS Word.

Geralmente, os dados utilizados para preencher as malas diretas estão em uma planilha, um arquivo texto ou um banco de dados e deve conter uma coluna para cada variável ou o campo no modelo. Quando o processo de mala direta é executado, o sistema de processamento de texto (Word) cria um documento de saída para cada linha no banco de dados, usando o texto fixo, exatamente como aparece.

O processo de mala direta geralmente envolve as seguintes etapas:

1. Criação do documento no Word com o modelo;
2. Criação da fonte de dados;
3. Ligação dos campos do modelo com a base de dados;
4. Realização do Merge com o modelo principal;

Um uso comum é para criar cartas “personalizadas”, onde um modelo é criado, com um campo para “Nome”, por exemplo. A carta modelo diz “Querido < Nome >”, e quando executado, a mala direta cria uma carta para cada registro no banco de dados, assim parece que ela é mais pessoal. Ele também pode ser usado para criar etiquetas de endereço de um banco de dados de relacionamento com o cliente (CRM) ou para enviar e-mails em massa com informações para o leitor.

Nos próximos 6 posts, vou enviar Tutoriais ensinando desde o básico até utilizações avançadas desta funcionalidade.