Este tutorial é uma sequência do anterior e parte-se do pressuposto que as atividades referentes a ele foram feitas. Inclusive, utilizaremos o modelo de documento criado nele, mas utilizaremos um arquivo do Excel como fonte de dados ao invés de digitar a fonte diretamente no Word.
Criando a fonte de dados.
Abra o Excel e crie um novo arquivo, preenchendo os dados conforme o exemplo abaixo:
id | primeiro_nome | ultimo_nome | |
---|---|---|---|
1 | Adele | Silva | asilva@bol.com.br |
2 | Washington | Mickey | wmickey@bol.com.br |
3 | Adonildo | Soares | asoares@bol.com.br |
Siga o caminho:
- Clique em Mailings
- Clique em Select Recipients
- Selecione (clique em) “Use an Existing List…”
Selecione o arquivo Excel que você criou no passo anterior e clique em Open.
Selecione a opção OLE DB Database Files e clique em OK.
Será aberta uma tela para você escolher qual aba (planilha) será utilizada para ler os dados. Selecione a Sheet (aba/planilha) que você escreveu a fonte de dados e clique em OK.
Adicionando campos do Excel ao documento modelo.
Para adicionar estes campos ao seu modelo, basta seguir o mesmo procedimento utilizado no tutorial anterior:
- Selecione o local onde que quer inserir o campo;
- Clique na aba Mailings
- Clique em “Insert Merge Field”
- Selecione o campo desejado.
Note que, ao clicar em Insert Merge Field, são exibidos os nomes dos campos que você preencheu no Excel e não os nomes padrões do Word:
Repita o processos para os outros campos, incluindo a referência para os campos que você colocou na fonte de dados (Excel):
Neste ponto, você já possui um modelo de documento associado a fonte de dados. A vantagem desta utilização é que, se você adicionar registros no Excel, eles serão considerados na de processar a mala direta.
Vamos acrescentar um registro para exemplificar.
- Salve o modelo de documento e feche o Word;
- Abra o Excel que possui a fonte de dados;
- Inclua outro cliente nesta planilha;
- Salve a planilha e feche o Excel;
- Abra o documento novamente;
Sempre que você abrir o documento modelo, o Word vai perguntar se você quer selecionar os dados da fonte. Confirme esta ação:
Pronto! Agora seu documento já está considerando o novo registro que você incluiu no Excel.
Criando e utilizando fonte de dados de um arquivo .CSV
Ao invés de digitar a fonte de dados ou utilizar um Excel, pode ser criado um arquivo CSV, que é um arquivo de texto simples, com os dados separados por algum caractere (vírgula, ponto e virgula, tab, etc.)
Para exemplificar, vamos criar uma fonte de dados idêntico ao anterior, mas no formato CSV ao invés de Excel.
- Abra o Notepad (bloco de notas);
- Digite o título das colunas, separando os valores com um tab;
- Digite os dados do fonte, separando cada coluna por tab. (Exemplo: id <tab> primeiro nome <tab> ultimo nome <tab> email <enter>;
- Salve o arquivo de fonte de dados.
Para utilizar esta fonte de dados, siga os mesmos passos feitos para utilizar o Excel, mas selecione o arquivo texto.
No próximo tutorial, irei demonstrar como criar um relatório com o recurso de mala direta. Nele iremos exibir, em uma única página, vários registros.
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