[MailMerge] Tutorial 2:: Utilizando um arquivo Excel ou CSV como Fonte de Dados para Mala Direta

Bem-vindo ao nosso tutorial avançado sobre a criação de mala direta no Word! Após dominar os conceitos básicos no nosso tutorial anterior, é hora de elevar o nível e integrar o Excel como fonte de dados. Se você busca praticidade e eficiência ao personalizar seus documentos em massa, seja para e-mails marketing, comunicados ou convites, você está no lugar certo! Siga passo a passo e veja como essa ferramenta pode tornar seu trabalho mais ágil e personalizado.

Este tutorial é uma sequência do anterior e parte-se do pressuposto que as atividades referentes a ele foram feitas. Inclusive, utilizaremos o modelo de documento criado nele, mas utilizaremos um arquivo do Excel como fonte de dados ao invés de digitar a fonte diretamente no Word.

Criando a fonte de dados.

Abra o Excel e crie um novo arquivo, preenchendo os dados conforme o exemplo abaixo:

Siga o caminho:

1. Clique em Mailings
2. Clique em Select Recipients
3. Selecione (clique em) “Use an Existing List…”

Selecione o arquivo Excel que você criou no passo anterior e clique em Open.

Selecione a opção OLE DB Database Files e clique em OK.

Será aberta uma tela para você escolher qual aba (planilha) será utilizada para ler os dados. Selecione a Sheet (aba/planilha) que você escreveu a fonte de dados e clique em OK.

Adicionando campos do Excel ao documento modelo.

Para adicionar estes campos ao seu modelo, basta seguir o mesmo procedimento utilizado no tutorial anterior:

1. Selecione o local onde que quer inserir o campo;
2. Clique na aba Mailings
3. Clique em “Insert Merge Field”
4. Selecione o campo desejado.

Note que, ao clicar em Insert Merge Field, são exibidos os nomes dos campos que você preencheu no Excel e não os nomes padrões do Word:

Repita o processos para os outros campos, incluindo a referência para os campos que você colocou na fonte de dados (Excel):

Neste ponto, você já possui um modelo de documento associado a fonte de dados. A vantagem desta utilização é que, se você adicionar registros no Excel, eles serão considerados na de processar a mala direta.

Vamos acrescentar um registro para exemplificar.

• Salve o modelo de documento e feche o Word;
• Abra o Excel que possui a fonte de dados;
• Inclua outro cliente nesta planilha;

• Salve a planilha e feche o Excel;
• Abra o documento novamente;

Sempre que você abrir o documento modelo, o Word vai perguntar se você quer selecionar os dados da fonte. Confirme esta ação:

Pronto! Agora seu documento já está considerando o novo registro que você incluiu no Excel.

Criando e utilizando fonte de dados de um arquivo .CSV

Ao invés de digitar a fonte de dados ou utilizar um Excel, pode ser criado um arquivo CSV, que é um arquivo de texto simples, com os dados separados por algum caractere (vírgula, ponto e virgula, tab, etc.)

Para exemplificar, vamos criar uma fonte de dados idêntico ao anterior, mas no formato CSV ao invés de Excel.

• Abra o Notepad (bloco de notas);
• Digite o título das colunas, separando os valores com um tab;

• Digite os dados do fonte, separando cada coluna por tab. (Exemplo: id <tab> primeiro nome <tab> ultimo nome <tab> email <enter>;

• Salve o arquivo de fonte de dados.

Para utilizar esta fonte de dados, siga os mesmos passos feitos para utilizar o Excel, mas selecione o arquivo texto.

No próximo tutorial, irei demonstrar como criar um relatório com o recurso de mala direta. Nele iremos exibir, em uma única página, vários registros.