[MailMerge] Tutorial 3:: Criando um relatório utilizando o recurso de Mala Direta

Dando continuidade ao nosso curso sobre o uso do Mail Merge do Word, preparamos um tutorial dedicado a mostrar como você pode criar documentos personalizados a partir de uma fonte de dados do Excel. Se você deseja aprender a compilar uma tabela com informações de clientes de forma clara e objetiva, você veio ao lugar certo. Vamos te guiar por cada etapa do processo, desde a atualização da fonte de dados até a visualização do documento final. Prepare-se para adicionar mais essa habilidade ao seu conjunto de ferramentas de produtividade no escritório!

Este tutorial faz parte da sequência no curso de utilização do Mail Merge do Word. Para esta seção, precisaremos do Excel utilizado no tutorial anterior.

Vamos criar um modelo que mostre uma tabela com os dados (primeiro nome, ultimo nome e email) dos clientes cadastrados. A intenção é fazer um documento que consiga exibir todos os dados dos clientes que constam na fonte de dados.

Atualizando a fonte de dados.

Utilizando o arquivo Excel criado no último tutorial, vamos incluir mais alguns participantes.

Veja o exemplo abaixo:

Criando o documento modelo

Agora vamos criar um modelo de documento que irá listar estes clientes. Este documento é um arquivo convencional do Word, com o formato que você deseja.

O modelo que criei para utilizar será o exemplificado abaixo, mas você pode criar conforme sua necessidade.

Associando a fonte de dados ao modelo

Para associar a fonte de dados ao modelo, utilize o caminho:

1. Clique na aba Mailings;
2. Clique em Select Recipients;
3. Clique em Use Existing List;

Localize e escolha o arquivo onde você salvou a fonte de dados:

Confirme a seleção:

Agora que a fonte de dados está associada ao documento, o próximo passo é inserir os campos no documento modelo.

Para inserir um campo da fonte de dados no documento, siga os passos:

1. Clique no lugar do documento onde você quer inserir um campo;
2. Clique na aba Mailings;
3. Clique em Insert Merge Field;
4. Selecione o campo que você deseja inserir

Repita este processo até que o documento esteja configurado conforme a imagem abaixo:

Agora vamos clicar no botão Preview Results para ver o que acontece:

O mesmo registro é exibido em todas as linhas. Isso acontece por que você não contou para o Word que deseja ver um registro por linha. Esta configuração é bem fácil de fazer.

Para informar que o Word deve mudar de registro, utilize a tag NextRecord. Siga o caminho abaixo para fazer isso:

1. Selecione o final da linha do registro (Clique no espaço logo após o final do endereço de email)
2. Clique em Rules;
3. Clique em Next Record.

(Infelizmente eu perdi essa imagem. :/)

Repita esta operação para todas as linhas da tabela. O documento ficará similar a imagem abaixo:

Note que a fonte de dados que criamos para este tutorial possui 15 registros, mas inclui apenas 7 no documento. Isso não é um problema, o Word é esperto o bastante para criar novas páginas e exibir os outros registros, mas isso será feito somente quando a operação de merge for realizada.

Clique no botão Preview Results e veja como ficará o documento, já com os dados.

A partir do próximo tutorial, vamos criar relatórios com funcionalidades mais avançadas.