[MailMerge] Tutorial 6:: Exibindo informações no rodapé do relatório

Olá, exploradores de funcionalidades do Word! Bem-vindos a mais um capítulo fascinante da nossa saga pelo universo do Mail Merge, aquela ferramenta mágica que transforma dados brutos em relatórios belamente personalizados. Hoje, vamos mergulhar na arte de usar variáveis para garantir que os totais de vendas dos nossos clientes brilhem em todas as páginas do nosso relatório, independentemente dos caprichos da nossa fonte de dados. Preparados para transformar a maneira como vocês apresentam seus números? Agarrem seus capacetes de exploração de dados, pois a aventura começa agora!

Este tutorial faz parte da sequência no curso de utilização do Mail Merge do Word. Para esta seção, precisaremos tanto do Excel quanto do Word utilizado no tutorial anterior.

Agora vamos inserir os campos que mostram o total de vendas de todos os clientes e o valor total. Estes dados serão considerados como um “rodapé”, ou seja, serão exibidos em todas as páginas do relatório.

O processo para inserir estes campos é simples e neste ponto, deve estar claro para você.

A princípio, quando clicamos em Preview Results, o problema está resolvido, certo?

Quase… Quando os registros da fonte de dados acabarem na penúltima linha da tabela, veja o que acontece:

Isso acontece devido a forma como o Word processa a fonte de dados, que é um pouco inflexível. Ele pega a fonte de dados e trabalha linha a linha, não permitindo que você acesse linhas anteriores (já processadas) ou linhas posteriores (a processar).

No caso, quando o último registro está na penúltima linha da tabela, o Word processa o comando NextRecord, fazendo com que não existam mais linhas para processar e por consequência, não existem mais dados para exibir.

Como resolver este ponto? Simples, vamos utilizar variáveis.

Para criar uma variável, siga o caminho:

• Selecione um espaço em branco no inicio do arquivo (não faz muita diferença onde);
• Aperte Ctrl+F9
• Dentro das {}, utilize a sintaxe: SET <NOME_DA_VARIAVEL> <VALOR>
  • Exemplo:
  • Lembre-se: nas expressões, as {} só funcionam se inseridas via Ctrl+F9.

Para utilizar uma variável, siga o caminho:

• Selecione (clique) no local onde você quer que o campo apareca;
• Aperte Ctrl + F9;
• Dentro das {}, digite REF <nome_da_variavel>
  • Exemplo:

Veja o exemplo de utilização abaixo:

1: Criando as variáveis:

Clicando no Preview Results, conseguimos verificar que os valores do rodapé sempre serão exibidos, independentemente de qual registro esteja sendo exibido/processado.

Com esta última evolução, nós terminamos a série de tutoriais sobre a Mala Direta (Mail Merge) do Word. Ela é uma função extremamente útil e que pode ser integrada a aplicações e fazer parte de processos automatizados.

Espero que tenha sido útil e caso tenha alguma dúvida, fique a vontade para deixar um comentário ou entrar em contato através.